El foco esencial de la cuarta generación se puede captar con el siguiente cuadro:
| URGENTE | NO URGENTE |
| 1 Importante: Crisis Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen | 2 Importante: Prevención, actividades de CP Construir relaciones Reconocer nuevas oportunidades Planificación, recreación |
| 3 No importante: Interrupciones, algunas llamadas Correo, algunos informes Algunas reuniones Cuestiones inmediatas, acuciantes Actividades populares | 4 No importante: Trivialidades, ajetreo inútil Algunas cartas Algunas llamadas telefónicas Pérdidas de tiempo Actividades agradables |
Urgente significa que necesita atención inmediata. La importancia tiene que ver con los resultados. Las personas que se centran en el cuadrante uno administran su vida sobre la crisis, y al no poder resolver sus problemas huyen al cuadrante 4, y a los cuadrantes 2 y 3 les prestan mínima atención.
Las personas que se dedican al cuadrante 3, pensando que están en el cuadrante uno reaccionan ante las cosas urgentes suponiendo que son importantes. Las personas que dedican su tiempo casi exclusivamente a los cuadrantes 3 y 4 llevan básicamente vidas irresponsables. Las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes 3 y 4 porque urgentes o no, no son importantes. También reducen el cuadrante uno, pasando más tiempo en el cuadrante 2. El cuadrante 2 es el corazón de la administración personal efectiva, pues trata de cosas que no son urgentes pero sí importantes.
El tiempo inicial para el cuadrante 2 tiene que provenir de los cuadrantes 3 y 4. Tampoco se debe ignorar las actividades del cuadrante 1, aunque este se reducirá a medida que se dedique más tiempo a la prevención y preparación en el cuadrante 2. Debemos aprender a decir sí a las prioridades importantes del cuadrante 2, y decir no a otras actividades, algunas aparentan ser urgentes. Por eso hay que ser proactivos para trabajar en el cuadrante 2 ya que los cuadrantes 1 y 3 trabajan sobre uno.
Ninguna de las tres generaciones ha producido una herramienta que permita vivir centrándose en principios, con un estilo de cuadrante 2.
El objetivo de la administración del cuadrante 2 consiste en organizar nuestras vidas con efectividad, desde un centro de principios sólidos, desde el conocimiento de nuestra misión personal, concentrándonos en lo importante y en lo urgente y dentro del marco del equilibrio conservado entre el incremento de nuestra producción y el aumento de nuestra capacidad de producción.
Necesitamos una herramienta para introducirnos en el cuadrante 2. Un organizador (herramienta) del cuadrante 2 tendrá que satisfacer seis criterios importantes: coherencia, equilibrio, centrarse en el cuadrante 2, una dimensión humana, flexibilidad y ser portátil.
La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades. Y esto se puede hacer mejor en el contexto de la semana.
fuente: Unidad 2:Desarrollo de habilidades intra e interpersonales.
